Sáng kiến kinh nghiệm Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học

Nội dung text: Sáng kiến kinh nghiệm Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học

1. PHẦN A. ĐẶT VẤN ĐỀ Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính nước ta, công tác hành chính có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý, mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ. Công tác văn thư của nhà trường luôn gắn liền với lãnh đạo cơ quan, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác của đơn vị. Hồ sơ sổ sách của một đơn vị làm toàn bộ những văn bản hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ năm học, được lưu trữ hàng năm. Bởi vậy làm bất cứ một việc hay tổ chức một hoạt động nào cũng phải có kế hoạch cụ thể cho đến việc triển khai thực hiện, báo cáo kết quả . Công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. 1. Lý do chọn đề tài: Công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước, nó bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Đòi hỏi khách quan, công tác văn thư lưu trữ ra đời nhằm quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế công tác văn thư lư trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú đa dạng, do đó mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu một cách hợp lý là cần thiết trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học 1/19
2. trên cơ sở những qui định chung của nhà nước. Công tác văn thư là một hoạt động vô cùng phong phú và đa dạng, là nơi trao đổi, phát hành, tiếp nhận, quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Chính vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách được tốt hơn. Đây là đề tài mà tôi tâm đắc trong quá trình làm việc. 2. Tầm quan trọng của vấn đề chọn đề tài: Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư trong trường học phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ. Công tác hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin giữa đơn vị với cơ quan khác và giáo viên, học sinh trong nhà trường. Công tác hành chính bao gồm các việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu, thống kê trên tất cả các mặt hoạt động. Văn phòng nhà trường vừa là nơi giao dịch, vừa là nơi lưu trữ hồ sơ, văn bản của nhà trường, cũng vừa là nơi thông báo các chủ trương, kế hoạch, lịch công tác hàng tháng, hàng tuần của nhà trường để giáo viên biết mà thực hiện. Văn phòng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác văn thư, lưu trữ, trong công tác quản lý tài sản vật tư, thực hiện chế độ chính sách, tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy và học. Về mặt hành chính, văn phòng đóng vai trò một trạm thông tin. 2/19
3. Muốn thực hiện vai trò của một trạm thông tin, văn phòng phải thực hiện một số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi và phối hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu quả và đưa mọi hoạt động vào nề nếp. Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để quản lý tốt hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà tôi chọn đề tài: “Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học” 3/19
4. PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I. THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Tình hình thực tế: Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản. Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết. Đó chính là những nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Mặc dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ. Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành sự chỉ đạo của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT quận Thanh Xuân và có mối quan hệ với các tổ chức, cơ quan, ban ngành các cấp thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư –l ưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện. Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy, thuận lợi và đạt hiệu quả cao. 2. Thực trạng: Trường Tiểu học Đặng Trần Côn là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT quận Thanh Xuân về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường. Do vậy với công việc của người làm công tác văn thư – lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho trường ngày càng nâng cao chất lượng giáo dục và đào 4/19
5. tạo. Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ quan. Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là: Lập hồ sơ sổ sách trong việc quản lý hành chính. 3. Phương pháp nghiên cứu: Công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ là những nội dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Để công tác văn thư hành chính đạt chất lượng, hiệu quả, hiệu trưởng cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: - Công tác kế hoạch: + Xây dựng kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính phù hợp với điều kiện cụ thể của nhà trường. + Cụ thể hoá kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính thành kế hoạch tháng - Công tác tổ chức: + Xây dựng, củng cố bộ máy + Xây dựng quy chế làm việc, quy định chức năng công việc cụ thể + Phân công công việc phù hợp - Công tác chỉ đạo: + Theo dõi, chỉ đạo công tác học sinh – giáo viên + Theo dõi, chỉ đạo văn phòng, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ + Khen thưởng, phê bình - Công tác kiểm tra: + Kiểm tra nội dung thực thi công tác văn thư hành chính + Kiểm tra tiến độ và quy trình làm việc Tác dụng Công tác văn thư – lưu trữ có tác dụng rất lớn trong hoạt động của nhà trường, làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác 5/19
6. văn thư làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả. Mặt khác, công tác văn thư – lưu trữ bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, công tác văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có những việc ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà hoạt động của nó ảnh hưởng trong phạm vi cả nước. Công tác văn thư – lưu trữ không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, những việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hoá đầy đủ, còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản. Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của của Nhà nước. Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Tài liệu sinh sản ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Những tài liệu này là công cụ phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày. Sau khi công việc đã giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải được lựa chọn để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ, phục vụ cho khai thác sử dụng lâu dài. Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít, do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp. Mỗi công việc có liên quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải làm; Vì vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và sắp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, cẩn thận, dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ 6/19
7. quan, cá nhân, theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, học bạ, hồ sơ giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. Công tác hành chính văn thư là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí Công tác văn thư - lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Công tác văn thư - lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. Công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên. Công tác văn thư - lưu trữ trong nhà trường rất nhiều việc như: Lưu trữ hồ sơ, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm, các loại văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định. II. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ: 1. Xác định giá trị tài liệu: 7/19
8. Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính văn thư rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường. Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ. Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả và phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt chú ý tính khả thi của các hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi cơ quan, trường học. Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo tính chất (báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, biên bản, giấy giới thiệu .) để riêng từng loại và có ghi rõ tính chất nội dung để khi tìm kiếm dễ tìm, dễ thấy. Những hồ sơ hình thành trong hoạt động giáo dục và đào tạo của trường Tiểu học Đặng Trần Côn được bảo quản theo đúng thời gian quy định. 8/19
9. BẢNG DANH MỤC LƯU TRỮ VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TRONG NHÀ TRƯỜNG Ký Tên nhóm Số Nơi hiệu hồ sơ, tài thứ ND các tài liệu phổ biến Thời gian lưu trữ liệu tự A Tài liệu tổng Đề án VT, 1 Vĩnh viễn hợp HT Hồ sơ hội nghị sơ, tổng kết hàng năm của trường: Vĩnh viễn VT, 2 - Tổng kết HT 5 năm - Sơ kết Hồ sơ báo cáo công tác hàng năm 10 năm VT, 3 lên cấp trên HT Biên bản các cuộc họp (Trường, 10 năm TKHĐ, 4 Đảng, Đoàn thể) HT B Tài liệu quy Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, kế hoạch thống kê phát triển hoạch, đào tạo VT, thống kê 5 HT - Dài hạn Vĩnh viễn - Hàng năm 20 năm Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp 20 năm VT, 6 trường HT Kế hoạch nhiệm vụ tổ chuyên môn 10 năm VT, 7 HT Báo cáo thực hiện KH năm, kỳ của 20 năm VT, 8 đơn vị HT Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện 20 năm VT, 9 KH HT Thống kê chất lượng đào tạo hàng Vĩnh viễn VT, 10 năm HT Thống kê số liệu học sinh bỏ học 10 năm VT, 11 HT C Tài liệu tổ Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức VT, chức, cán bộ cán bộ HT 12 - Dài hạn, hàng năm 20 năm - 6 tháng, 9 tháng 5 năm Kế hoạch chỉ tiêu biên chế 20 năm KT, 13 HT 9/19
10. Tổng hợp đánh giá chất lượng cán 20 năm VT, 14 bộ; đánh giá xếp loại giáo viên hàng HT năm Hồ sơ quy hoạch cán bộ 20 năm VT, 15 HT Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên Vĩnh viễn HT 16 chuyển cán bộ Hồ sơ tuyển dụng cán bộ 10 năm KT, 17 HT 18 Hồ sơ kỷ luật cán bộ 20 năm HT 19 Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí 70 năm KT,HT 20 Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức Vĩnh viễn KT 21 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ Vĩnh viễn KT Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, 20 năm VT, 22 bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ HT quan Hồ sơ công tác bảo vệ chính trị nội 20 năm HT 23 bộ Hồ sơ của ban về sự tiến bộ phụ nữ 10 năm CĐ, 24 HT D Tài liệu về Kế hoạch, báo cáo công tác thanh 20 năm HT, 25 thanh tra và tra ND TTND giải quyết Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu Vĩnh viễn HT, 26 khiếu nại, tố nại, tố cáo TTND cáo Kế hoạch, báo cáo công tác phòng 20 năm HT 27 chống tham nhũng Kế hoạch kiểm tra nội bộ trường 10 năm VT, 28 học HT E Tài liệu thi Hồ sơ hội nghị thi đua của cơ quan 50 năm VT, đua, khen 29 (hội nghị viên chức, nội dung thi HT thưởng đua, biểu điểm thi đua) Hồ sơ tổ chức thực hiện các phong 10 năm VT, 30 trào thi đua HT Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua 10 năm VT, 31 hàng năm HT Hồ sơ, kết quả thi đua viên chức, 20 năm VT, 32 tập thể hàng năm HT Sổ ghi quyết định khen thưởng cá Vĩnh viễn VT 33 nhân, tập thể đạt thành tích Các quyết định khen thưởng (cấp Vĩnh viễn VT, 34 cao; cấp trường) HT Danh sách khen thưởng GV, HS đạt Vĩnh viễn VT 35 thành tích cấp ngành, tỉnh G 10/19
11. G1 Tài liệu về 36 Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ 20 năm VT hành chính, Kế hoạch, báo cáo công tác hành 20 năm VT văn thư, lưu 37 chính, công tác văn thư lưu trữ hàng trữ năm Hồ sơ cải cách hành chính của cơ 20 năm VT 38 quan Hồ sơ danh mục bí mật Nhà nước Vĩnh viễn VT 39 của pháp luật, cơ quan Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và 20 năm VT 40 tài liệu lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt 10 năm VT 41 động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lí, khai thác sử dụng ) 42 Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu 20 năm VT 43 Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan Vĩnh viễn VT 44 Số đăng ký văn bản đến 20 năm VT 45 Tập văn bản lưu trữ công văn đi 10 năm VT 46 Tập văn bản lưu trữ công văn đến 10 năm VT 47 Sổ điểm các lớp học sinh Vĩnh viễn VT Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, Vĩnh viễn VT 48 giấy chứng nhận (lưu văn bản tồn đọng) Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, 10 năm VT 49 học sinh nghỉ học 50 Sổ đăng bộ Vĩnh viễn VT Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu 5 năm VT 51 bài G2 Tài liệu Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo 20 năm VT, quản trị 52 đức, quy tắc ứng xử của viên chức HT công sở giáo dục Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức 20 năm VT, 53 hàng năm HT Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống 10 năm VT, 54 văn hóa tốt HT Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công 10 năm HT 55 tác bảo vệ cơ quan; hồ sơ công tác PCCC. Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng 5 năm VT 56 phẩm 57 Hồ sơ về công tác y tế học đường 10 năm Y TẾ H Tài liệu lĩnh 58 Kê hoạch, báo cáo thực hiện công tác 20 năm PHT vực chuyên chuyên môn nghiệp vụ (Các hoạt môn nghiệp động của chuyên môn) vụ 59 Báo cáo đánh giá (CL giảng dạy, XL 10 năm PHT 11/19
12. trình độ CM) 60 Hồ sơ hội nghị chuyên đề khoa học 10 năm PHT 61 Đề tài nghiên cứu khoa học 20 năm PHT 62 Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác 20 năm PHT thiết bị, sử dụng đồ dùng dạy học I Tài liệu tổ 63 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chi bộ chức Đảng 64 Hồ sơ tổ chức Đảng: Quyết định Vĩnh viễn Chi bộ thành lập, sổ quản lý đảng viên, quyết định kết nạp Đảng, quyết định xếp loại tổ chức cơ sở đảng 65 Nghị quyết; chương trình; kế hoạch Chi bộ và báo cáo công tác Đảng - Hàng năm Vĩnh viễn - Quý 10 năm 66 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận 10 năm Chi bộ động lớn thực hiện chỉ thị của đảng 67 Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám 20 năm Chi bộ sát 68 Kết quả đánh giá XL tổ chức cơ sở 50 năm Chi bộ đảng và đảng viên 69 Hồ sơ đảng viên Vĩnh viễn Chi bộ 70 Sổ ghi biên bản 20 năm Chi bộ K Tài liệu tổ 71 Hồ sơ đại hội công đoàn Vĩnh viễn Công chức công đoàn đoàn 72 Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định Vĩnh viễn Công thành lập; Danh sách công đoàn đoàn viên; Quyết định khen thưởng 73 Kế hoạch, chương trình công tác và 20 năm Công các báo cáo công tác công đoàn đoàn 74 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận 10 năm Công động lớn của công đoàn đoàn 75 Hồ sơ họp hội nghị cán bộ công 20 năm Công chức, viên chức, hội nghị công đoàn đoàn, cơ sở hàng năm HT 76 Hồ sơ các hoạt động phong trào công 10 năm Công đoàn đoàn - Ngày 8/3, trung thu - Khen thưởng học giỏi 77 Sổ sách về tài chính công đoàn; biên 20 năm bản họp 78 Hồ sơ hội chữ thập đỏ 20 năm Chữ thập đỏ L Tài liệu tổ 79 Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định 20 năm Đoàn 12/19
13. chức Đoàn chuẩn y: BCH Đoàn hàng năm; Sổ TN thanh niên quản lý đoàn viên; Quyết địnk kết nạp Đoàn và danh sách các đoàn viên hàng năm 80 Hổ sơ đại hội từng nhiệm kỳ Vĩnh viễn Đoàn TN 81 Chương trình, kế hoạch công tác và 10 năm Đoàn báo cáo công tác đoàn TN 82 Kế hoạch thực hiện các cuộc vận 10 năm Đoàn động lớn, các phong trào thi đua thực TN hiện nghị quyết đảng, đoàn TN cấp trên 83 Sổ sách (Biên bản họp thường kỳ; 20 năm Đoàn Hồ sơ về tài chính; Sổ Đoàn viên) TN M Tài liệu tài Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, Vĩnh viễn Kế toán 84 chính, kế kế toán hàng năm, quý toán Hồ sơ báo cáo tài chính và quyết Vĩnh viễn Kế toán 85 toán Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại Vĩnh viễn Kế toán 86 cơ quan và các đơn vị trực thuộc Sổ sách kế toán (Sổ tổng hợp; Sổ chi Vĩnh viễn Kế toán 87 tiết) Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp 20 năm Kế toán 88 để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Chứng từ kế toán không sử dụng trực 10 năm Kế toán 89 tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản Vĩnh viễn Kế toán 90 cố định, thanh toán công nợ Hồ sơ tài sản, tài liệu về việc chuyển 20 năm Kế toán 91 nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định N Tài liệu lao Kế hoạch báo cáo công tác lao động, Kế toán động, tiền tiền lương Vĩnh viễn 92 lương - Hàng năm 5 năm - Quý Hồ sơ hợp đồng lao động 5 năm sau Kế toán 93 khi chấm dứt HĐ Hồ sơ, chế độ bảo hộ, an toàn, vệ Vĩnh viễn Kế toán 94 sinh lao động 95 Hồ sơ về bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu Vĩnh viễn Kế toán 13/19
14. 96 Hồ sơ nâng lương 20 năm Kế toán O Tài liệu về Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư KT, HT xây dựng cơ XDCB: Vĩnh viễn 97 bản - Dài hạn, hàng năm 20 năm - 6 tháng, 9 tháng Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản Vĩnh viễn KT, HT - Công trình nhóm A (Xây dựng 98 mới) - Công trình nhóm B,C 99 Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình 15 năm KT, HT 2. Tính khoa học của việc lập hồ sơ và bảo quản tốt hồ sơ: Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ. Bộ phận văn phòng không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý qua hệ thống trang web thống kê EMIS của Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội, phần mềm quản lý kết quả Giáo dục tiểu học, quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường. Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian. Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ, xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ để quản lý tốt hồ sơ. Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành, đồng thời có cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác văn thư học vụ. Lập hồ tốt sẽ giữ lại được những chứng cứ đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ 14/19
15. các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên nhanh chóng. * Kết quả: Trong hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường lớp. Cũng như việc giáo dục, hoạt động khác trong nhà trường việc lập kế hoạch phải đi kèm với tổ chức thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên thì mới đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra. Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò, chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng công tác thực thi công vụ. Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn thư – lưu trữ phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở qui định chung của nhà nước. Do đó việc lập kế hoạch công tác văn thư – lưu trữ là cần thiết, có kế hoạch mới không bỏ sót công việc và mới tránh được tình trạng có lúc quá bận, lại có lúc quá rỗi, các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra. III. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ. * Thuận lợi: Qua thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ phải thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ còn thiếu cho hoàn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ về cách thức ghi chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định. Được sự quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phòng có yêu cầu. Được tham gia tập huấn về công tác quản lý nhà trường qua phần mềm eSam nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường. * Khó khăn: Công tác thu thập văn bản, tài liệu của nhà trường còn chưa triệt để, chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng. Trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu còn thiếu, đơn giản. 15/19
16. Chưa tổ chức bố trí kho lưu trữ, phòng đọc để đảm bảo yêu cầu khai thác tư liệu nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn. IV. NHỮNG BÀI HỌC RÚT RA KHI THỰC HIỆN SKKN: Thực hiện kịp thời các chính sách của Đảng và nhà nước ban hành, thường xuyên có ý thức cải tiến công tác văn thư –lưu trữ sao cho hiệu quả nhất, tích cực phản ảnh, đóng góp lên cấp trên những khó khăn và những đề xuất của mình. Trong thời gian làm công tác tại trường được sự quan tâm hỗ trợ của Ban giám hiệu và các bộ phận trong nhà trường đồng thời được sự kiểm tra của Sở giáo dục, Phòng giáo dục, kiểm tra chéo của các trường tôi rút ra được những kinh nghiệm như sau: Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc đúng nguyên tắc khi cho mượn hồ sơ lưu, trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải sử dụng phương pháp khoa học kỹ thuật để giữ hồ sơ tài liệu được lâu dài, tương xứng với giá trị lâu dài của tài liệu nhằm dùng vào việc quản lý hồ sơ sổ sách trong nhà trường. Thường xuyên kiểm tra hồ sơ học sinh để phát hiện những thiếu sót báo giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, nhắn nhở học sinh, phụ huynh bổ sung và điều chỉnh lại cho đúng. Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách vở và học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp về phần mềm quản lý nhà trường ngày càng tốt hơn. Qua những năm công tác làm văn thư lưu trữ tại trường, trên cơ sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư – lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Riêng bản thân tôi đã đạt được một số kết quả như sau: - Các báo cáo thực hiện kịp thời, đúng thời hạn, trình bày sạch đẹp, đúng thể thức quy định, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra. - Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết. - Tủ hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có tính khoa học. - Không để thất thoát các loại hồ sơ, văn bản. - Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong công việc - Rèn cho bản thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân. 16/19
17. PHẦN C. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN Thực hiện kịp thời các chính sách của Đảng và nhà nước ban hành, thường xuyên có ý thức cải tiến trong công tác sao cho hiệu quả nhất, tích cực phản ánh, đóng góp lên cấp trên những khó khăn và đề xuất của mình. Công tác văn thư - lưu trữ là phương tiện giúp Ban giám hiệu thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng, công tác văn thư – lưu trữ luôn gắn liền với 17/19
18. công văn, văn bản, giấy tờ, nếu không nắm vững những nguyên tắc, nội dung, thể thức thì dễ dàng dẫn đến bệnh sự vụ, bệnh quan liêu và làm hao phí sức lực và thời gian hoặc dẫn đến tình trạng trì trệ kém năng động trong việc tiến hành nhiệm vụ của nhà trường. Qua những năm làm công tác văn thư - lưu trữ trong nhà trường nhờ đưa ra một số biện pháp và cách thực hiện có khoa học nên công việc được giải quyết hằng ngày chủ động, hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ, các loại thông tin, báo cáo kịp thời đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra. Trong thời gian làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong các trường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Các hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việc tiếp nhận và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản. Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học nói chung và các trường tiểu học nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng. Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra. 2. KIẾN NGHỊ - Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư của nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại chất lượng và hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 18/19
19. - Xin đề nghị các cấp lãnh đạo quan tâm tới cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ bởi cán bộ làm công việc văn thư còn phải kiêm thêm rất nhiều việc mà phụ cấp không có như các ngành khác. Trên đây là nội dung nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong trường Tiểu học. Vì khuôn khổ của bài viết, thời gian và vốn kinh nghiệm nên bài viết nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát được hết và không tránh được những tồn tại và thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học Ngành và sự đóng góp ý kiến, chia sẻ của các đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn./. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm trên là do tôi viết, không sao chép của người khác. Thanh Xuân, ngày 12 tháng 4 năm 2019 NGƯỜI VIẾT Tôn Nữ Lê Hoa 19/19