Một số tính năng trong Excel

Nội dung text: Một số tính năng trong Excel

1. MỘT SỐ TÍNH NĂNG TRONG EXCEL 1. Chuyển đổi Font chữ từ các bảng mã khác nhau Bạn đã có bảng số liệu Font chữ .VnTime nhưng bây giờ lại cần chuyển lại thành Font chữ Time New Roman. Bạn không muốn gõ lại toàn bộ bảng tính đó, bạn chỉ cần sử dụng tiện ích của Unikey. Bước 1: Chọn toàn bộ phần văn bản mà bạn muốn chuyển đổi Bước 2: Ctrl +C (Copy ) hoặc Ctrl+X( Cut ) Bước 3: Chuột phải vào biểu tượng Unikey chọn Công cụ Một hộp thoại xuất hiện: bạn chọn bảng mã nguồn và đích rồi kích Bước 3: Chọn đến nơi cần dán (sao chép) , ấn Ctrl+V ( hoặc ) 2. Chuyển toàn bộ kí tự thành chữ in hoa Bước 1: Bạn chèn 1 cột mới, sử dụng hàm UPPER như bên hình dưới. Sao chép xuống toàn bộ cột D. Bước 2:Chọn toàn bộ họ tên đã in hoa, Ctrl+x ( Cut) rồi chọn ô đầu tiên, chuột phải- >Paste Speacial->Value. Bước 3: Bạn xóa cột họ tên ban đầu đi và dùng cột họ tên đã được in hoa
2. Nếu muốn chỉ in hoa kí tự đầu tiên của mỗi từ bạn sử dụng hàm PROPER rồi làm tương tự nhé. Đặc biệt: Nếu cột họ tên của bạn đang không đánh theo quy tắc nào thì bạn phải kết hợp sử dụng hàm UPPER, PROPER, LOWER nhé. 3. Muốn gộp 2 cột họ đệm và tên thành họ và tên
3. Bạn sử dụng hàm để nối 2 chuỗi :&. Sau đó vẫn phải nhớ chỉ sao chép giá trị (Value) chứ không sao chép công thức nhé. ( giống mục 2) 4. Muốn tách cột họ và tên thành cột họ đệm và tên Bước 1: Copy toàn bộ cột họ và tên sang cột tên Bước 2: Chọn cột tên, mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế (Ctrl+H) Ở mục Find what gõ: *và 1 dấu cách “* “. Ở mục Replace with: để trống ấn Replace All. Bước 3: Tại ô đầu tiên của cột Họ đệm gõ như hình rồi sao chép xuống toàn bộ cột. Bước 4: Chọn toàn bộ dữ liệu cột họ đệm và tên để tiến hành sao chép dữ liệu (paste->Value) nhé. 4. In tiêu đề các cột trên từng trang Trong hộp thoại Page Setup, mục Rows to rêpat at top bạn chọn vào hàng tiêu đề nhé.
4. 5. Ẩn/hiện các cột Nếu số lượng cột quá nhiều bạn sẽ phải sử dụng thanh cuộn để tìm đến các cột trong khi bạn chỉ cần chỉnh sửa trên một vài cột thôi. Khi đó, bạn nên tạm thời ẩn các cột không cần chỉnh sửa đi để đỡ phải dùng thanh cuộn dịch chuyển. Sau khi chỉnh sửa xong bạn sẽ cho các cột hiện trở lại. Bước 1: Chọn các cột muốn ẩn Bước 2: Chuột phải ->Hide Bước 3: Chọn toàn bộ bảng tính, nhấp vào tên một cột bất kì, chuột phải chọn Unhide. 6. Chức năng đóng băng Bảng tính của bạn có rất nhiều dòng cột, khi bạn di chuyển lên trên, xuống dưới, sang trái, sang phải thì các dòng/cột sẽ thay đổi theo. Trong trường hợp bạn muốn cố định một vài dòng/cột (dòng tiêu đề, cột họ tên chẳng hạn) bạn hãy sử dụng tính năng Freeze Panes của thẻ View.
5. - Freeze Panes: Bạn kích hoạt 1 ô và chọn tính năng này thì các dòng ở bên trên, các cột ở bên trái của ô sẽ được cố định (đóng băng). - Freeze Top Row: Dòng đầu tiên của bảng tính sẽ được cố định - Freeze First Column: Cột đầu tiên của bảng tính sẽ được cố định. Để hủy tính năng này bạn vào thẻ View->Freeze Panes->Unfreeze Panel 7. Tính năng tìm kiếm và thay thế Bạn đã đánh hệ tốt nghiệp là Cao đẳng. Bây giờ cần phải chuyển thành CĐ. Bạn sẽ không cần phải sửa thủ công mà hãy sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế trong Excel. Bước1: Chọn cột có từ bạn cần tìm kiếm và thay thế Bước 2: Bật hộp thoại tìm kiếm và thay thế Thẻ Home->Find and Select ->Replace (phím tắt là Ctrl+H) Bước 3: Trong hộp thoại Find and Select Mục Find what: Bạn gõ từ cần tìm Mục Replace with: Bạn gõ từ thay thế Sau đó bạn chọn Replace All.
6. 8. Tính năng sao chép dữ liệu Trong Excel, khi bạn sao chép dữ liệu từ 1 ô sang một khối ô, thì dữ liệu trong ô đó sẽ được sao chép tới mọi ô trong khối. Ví dụ: Cột tên trường đều điền là “Trường THCS Độc Lập” thì bạn chỉ cần đánh một ô. Sau đó, sao chép dữ liệu của ô đó đến tất cả các ô trong cột. 9. Tính năng lọc theo màu Bạn đã sử dụng màu để đanh dấu dữ liệu (có thể là số liệu chưa chính xác, hoặc dữ liệu cần chú ý). Bây giờ, bạn muốn xem lại những dữ liệu đó. Tính năng lọc theo màu sắc sẽ giúp bạn thực hiện việc đó một cách dễ dàng. 10. Sao chép, di chuyển một sheet
7. Bạn có 1 sheet dữ liệu đã định dạng hoàn chỉnh. Nếu bạn sử dụng tính năng Copy, Paste thì không thể copy được toàn bộ dữ liệu, cũng như định dạng mà bạn mong muốn. Để có thể di chuyển, sao chép nguyên vẹn (tất cả dữ liệu và định dạng) bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Chuột phải vào tên sheet bạn cần di chuyển hoặc sao chép ->Move or Copy Bước 2: Trong hộp thoại Move or Copy - Mục To book: Bạn chọn tên tệp excel mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép đến. - Mục Before sheet: Bạn chọn vị trí của sheets trong tệp mới - Mục Create a copy: Nếu lựa chọn thì bạn sẽ thực hiện tính năng sao chép, còn không bạn sẽ thực hiện tính năng di chuyển sheet. Cuối cùng bạn ấn: OK