Một số thủ thuật word

Nội dung text: Một số thủ thuật word

1. MỘT SỐ THỦ THUẬT WORD MỘT SỐ THỦ THUẬT WORD 1 1. Chuyển đổi nhanh đoạn chữ thường sang chữ viết hoa: 2 2. Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại trong Word 2 3. Tính năng Screenshoot: 2 4. Ẩn nội dung trong văn bản Word bí mật: 2 5. Chỉnh sửa file PDF: 3 6. Xóa bỏ các dòng trắng thừa khi tải tài liệu 3 7. Thêm một trang bìa 4 8. Copy định dạng bảng tính 4 9. Chức năng so sánh, đối chiếu văn bản 4 10. Tính năng gõ tắt 5 11. Macro 7 Ghi một Macro 7 Để gán Macro cho một nút trên Quick Access Toolbar: 7 Để gán một nút Macro cho một phímtắt: 8 Chạy Macro 9 12. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu 9 Theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa 9 Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi 9 Thay đổi cách Word đánh dấu 9 13. Tùy chỉnh Header / Footer 9 Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên 9 Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ 9 Thay đổi nội dung của Header / Footer 10 Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu 10 14. Đánh số thứ tự cho trang văn bản 11 Thay đổi dạng số trang 11 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang 12 Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác 12 Xóa số trang đã đánh 12 Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu 12 15. Cách tạo mục lục cho văn bản 12 16. Tính năng trộn thư 17 1
2. 1. Chuyển đổi nhanh đoạn chữ thường sang chữ viết hoa: Bạn bôi đen đoạn văn bản cần chuyển sang chữ hoa và nhấn tổ hợp phím Shift + F3. Khi văn bản đang ở chữ thường bạn nhấn tổ hợp phím Shift + F3, văn bản sẽ chuyển sang chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên. Chúng ta tiếp tục nhấn tổ hợp phím Shift + F3 sẽ chuyển viết hoa toàn bộ đoạn văn. 2. Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại trong Word Để chèn ngày hiện tại vào văn bản của bạn, nhấn tổ hợp phím Shift + Alt + D. Nếu muốn chèn giờ hiện tại thì thực hiện tổ hợp phím Shift + Alt + T. 3. Tính năng Screenshoot: Bình thường để chèn hình ảnh nào đó, hoặc chèn ảnh chụp màn hình, chúng ta vẫn thực hiện theo cách thủ công đó là Insert sau đó Picture để lấy ảnh có sẵn trong máy và chèn vào nội dung. Nếu ảnh chụp màn hình thì bạn phải thông qua thao tác save hình với công cụ chỉnh sửa ảnh có trên máy. Tuy nhiên, từ Word 2010 đã rút gọn thao tác này vói tính năng Screenshot. Nghĩa là là người dùng có thể lựa chọn các cửa sổ đang chạy trên Windows, rồi chèn vào nội dung văn bản. Bước 1: Bạn nhấn chọn tab Insert rồi chọn Screenshoot. Bước 2: Ngay sau đó sẽ xuất hiện hình ảnh màn hình của các chương trình trên Windows. Nếu muốn chọn chèn ảnh chụp màn hình nào đó, chỉ cần click chọn. Ngay lập tức ảnh sẽ được chèn tại nội dung văn bản. 4. Ẩn nội dung trong văn bản Word bí mật: Nếu với Word bản cũ khi bạn muốn ẩn đoạn văn nào đó, thường sẽ biến thành font chữ màu trắng. Nhưng cách làm này sẽ dễ bị phát hiện, văn bản cũng xuất hiện khoảng trắng của đoạn văn được ẩn đi đó. Vậy thì để ẩn nội dung văn bản dễ dàng mà không bị phát hiện, bạn hãy thực hiện theo bước sau: Bước 1: Chọn Bôi đen đoạn văn bản muốn ẩn và nhấn tổ hợp phím Ctrl + D (mở hộp thoại Font). Sau đó xuất hiện giao diệncửa sổ Font. Bạn tích chọn mục Hidden và ấn OK để ẩn đoạn văn đó đi. Bước 2: 2
3. Bạn thấy đấy nội dung văn bản đã được ẩn đi và không có bất cứ khoảng trắng dư thừa nào trong nội dung.Để hiển thị lại nội dung văn bản đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 (hoặc chọn toàn bộ văn bản và tích bỏ chọn mục Hidden. Văn bản bị ẩn vẫn xuất hiện tại vị trí cũ của nó. 5. Chỉnh sửa file PDF: Trong Word 2013, chúng ta có thể mở file PDF bằng Word và sau đó chỉnh sửa như một văn bản Word bình thường. Việc này sẽ giúp bạn có thể chỉnh sửa nội dung, điều mà không thể thực hiện được ở phần mềm xem file PDF bằng Adobe Acrobat Reader. 6. Xóa bỏ các dòng trắng thừa khi tải tài liệu Khi tải phương pháp làm đẹp da trên mạng vào văn bản Word có chứa rất nhiều khoảng trắng thừa, điều này gây phiền phức cho bạn khi đọc cũng như in ấn: Để khắc phục hiện trạng trên thực hiện như sau: Bước 1: Lựa chọn toàn bộ văn bản cần xóa dòng trống -> nhấn tổ hợp phím Ctrl + H hoặc vào thẻ Home ->Editing -> Replace. Bước 2: Hộp thoại xuất hiện lựa chọn thẻ Replace sau đó nhập nội dung: - Mục Find What nhập: ^p^p - Mục Replace nhập: ^p Để thực hiện thay thế nhiều dòng trống bằng 1 dòng. Tiếp theo kích chọn Replace All để thay thế toàn bộ dòng trống trong văn bản của bạn hoặc nhấn Replace để thay thế từng vị trí một. Bước 3: Hộp thoại thông báo nhấn Yes để tiếp tục quá trình thay thế dòng trống. 3
4. Bước 4: Sau khi thay thế xong dòng trống hộp thoại thông báo tổng số vị trí đã thay thế kích chọn OK để tiếp tục. Kết quả đã thay thế nhiều dòng trống thừa bằng một dòng trống. Như vậy trên văn bản của bạn chỉ còn thừa một dòng trống. Bước 5: Tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để xóa toàn bộ dòng trống thừa còn lại: - Mục Find What nhập: ^p - Mục Replace nhập: để trống. Tương tự nhấn Replace All để thay thế. 7. Thêm một trang bìa Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa luôn được chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu. - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page. - Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó sẽ được áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng dòng chữ mình thích. b. Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau đó nhấn Remove Current Cover Page. 8. Copy định dạng bảng tính Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng mới sẽ được thiết đặt. 9. Chức năng so sánh, đối chiếu văn bản Bạn có 2 văn bản cần đối chiếu, bạn sử dụng tính năng -> . Khi đó, 2 văn bản sẽ được hiện lên đồng thời. 4
5. Nút lệnh : dùng để bật/tắt tính năng di chuyển đồng bộ trên hai văn bản. Nút lệnh : Đưa hai cửa sổ về trạng thái ban đầu. 10. Tính năng gõ tắt Để tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có sự lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhóm từ, bạn có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đó bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn. Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options. Hiển thị hộp thoại sau: 5
6. -Correct TWo INitian CApitals : nếu hai ký tự đầu tiên trong một từ được gõ bằng chữ in thì nó sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals. - Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một câu mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữthường. - Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bằng tiếng Anh)sẽ đổi thành chữ in. - Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi gõ phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhầm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn capslock. - Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đúng. Trong hộp thoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột phải. Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải. Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó click nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect. Thực hiện tuần tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác. Khi thực hiện xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại. Muốn xoá từ viết tắt nào, bạn click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete. Muốn sửa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With. Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng AutoCorrect bạn nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản. 6
7. 11. Macro Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động cụ thể được hoàn thành trong một bước. Ghi một Macro Để ghi một Macro: ♦ Chọn tab View trên vùngRibbon. ♦ Chọn vào mũi tên phía dướiMacros. ♦ Chọn Record Macro, hộp thoại xuất hiện nhưsau: ♦ Nhập tên (không chứa dấucách). ♦ Chọn vào nơi bạn muốn gán cho một nút (trên Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗicác phím). Để gán Macro cho một nút trên Quick Access Toolbar: - Chọn Button. - Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài liệu mà bạn muốn Macro cósẵn. 7
8. - Dưới lệnh chọn: Chọn Macro mà bạn đang ghi. - ChọnAdd. - Chọn OK để bắt đầu ghiMacro. - Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trongMacro. - Chọn Macros. - Chọn vào Stop RecordingMacros. Để gán một nút Macro cho một phímtắt: - Ở hôp thoại Record Macro, ChọnKeyboard. - Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà bạn muốn gán cho nút Macro và Chọn Assign. - Chọn Close để bắt đầu ghiMacro. 8
9. - Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trongMacro. - ChọnMacros. - Chọn Stop RecordingMacros. Chạy Macro Chạy một Macro phụ thuộc vào nơi nó được thêm vào Quick Access Toolbar hay nếu nó được gán là một phím tắt. ♦ Để chạy một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượngMacro. ♦ Để chạy một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn các phím mà bạn đã lập trình để chạyMacro. 12. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu Theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa 1. Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi. 2. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút TrackChanges. 3. Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn bản ). Lập tức ở bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay đổinày. Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa. Thay đổi cách Word đánh dấu - Bạn có thể đổi màu và những định dạng mà Word dùng để đánh dấu sự đổi trong tài liệu bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, và nhấn chọn mục Change Tracking Options. - Nếu bạn muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài liệu thay vì hiển thị những bong bóng bên hông tài liệu, ở nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau đó chọn Show all revisionsinline. - Để làm nổi bật vùng hiển thị những bong bóng (bên lề tài liệu), hãy nhấn nút Show Markup và chọn Markup Area Highlight. 13. Tùy chỉnh Header / Footer Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên. Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK. Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu. Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang đầu tiên bằng cách vào menu File – Page Setup → chọn thẻ Layout → đánh dấu check Different first page → OK. Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different 9
10. odd and even bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK. Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ. Trong Word 2003, bạn cũng có thể thực hiện tương tự bằng cách vào menu File – Page Setup → chọn thẻ Layout → đánh dấu check Different odd and even> OK. Thay đổi nội dung của Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của header Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh. Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu. Xóa Header / Footer. Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống. Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu - Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks 10
11. và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks. - Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header /Footer. - Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì nhấn vào nút này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trước đó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất. - Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header/ Footer của các vùng trước đó không bị thay đổi theo. 14. Đánh số thứ tự cho trang văn bản Chèn số trang vào văn bảnố trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn. Để thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong. Thay đổi dạng số trang Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo ý thích của mình mà định dạng chuẩn không có sẵn. Để thực hiện, bạn nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers. Number format: Chọn dạng số thứ tự. 11
12. Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương. Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó. Start at : Số trang được bắt đầu từ số. Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang Nhấn đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang tại đó. Dùng chuột chọn số trang. Tại thanh công cụ mini vừa xuất hiện ở bên trên, bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích. Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp chuột vào vùng nội dung chính của tài liệu. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác Bạn có thể bắt đầu đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hiện: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at và nhập vào con số bắt đầu khi đánh số trang. Nhấn OK. Ghi chú:Nếu tài liệu của bạn có trang bìa và bạn muốn trang đầu tiên sau đó được bắt đầu bằng 1, tại ô Start at, bạn hãy gõ vào 0. Xóa số trang đã đánh Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau đó chọn RemovePage Numbers ở cuốimenu. Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu - Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tàiliệu. - Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào ô vuông góc dưới bên phải của nhóm Page Setupđể mở hộp thoại Page Setup ra. - Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp thoại, bên dưới Headers and footers, bạn đánh dấuchọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK. Bây giờ bạn hãy kiểm tra lại xem, có đúng là trang đầu tiên không có số trang, sau đó trang kế được đánh số 1 không nhé. 15. Cách tạo mục lục cho văn bản Với những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo,tiểu luận,luận văn, thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết.ĐểHo tạo mụcv lục,bạnb bắtở đầu từ nhviệc tạo một style bằng cách vào thẻ Styles.(New Style). Trme da àsá c ấ Sty b ób on nh ch ủ mles, ạ mấ g a n m Bạn đặt tên cho style tại Name,ở Formating bạn chọn font chữ,cỡ,kiểu,màu chữ,canh lề, 12
13. Tiếp theo, bạn bấm vào nút Format> Numbering để chọn hình thức đánh số. Trong thẻ Numbering bạn chọn kiểu đánh số đề mục ở Numbering Library rồi bấm OK. Nếu muốn định nghĩa một kiểu mới thì bạn bấm vào Define New Number Format và thực hiện. 13
14. Trở ra, bạn bấm Format lần nữa và chọn Paragraph để thiết lập canh lề, tại thẻ Indents and Spacing bạn canh lề trái, phải lần lượt ở Left và Right, đồng thời chọn cách dòng ở Special rồi bấm OK. Để hiểu rõ về các lựa chọn ở đây, bạn nên làm thử nghiệm và xem trước. Cứ thế, tùy theo số lượng đề mục mà bạn tạo số lượng style tương ứng. Bước tiếp theo, bạn bôi đen phần tiêu đề muốn gán style rồi tại nhóm Styles bạn chọn kiểu theo nguyên tắc các tiêu đề cùng cấp (ví dụ I, II, III hay 1, 2, 3) sẽ có cùng style. Đề mục sẽ được định dạng như bạn đã chọn khi tạo style và tự động đánh số thứ tự. 14
15. Khi đã quen và hiểu về nguyên lý làm việc, bạn có thể không cần tạo style mới nữa mà hãy bấm chuột phải vào Heading 1, Heading 2 hay Heading 3 và chọn Modify rồi thực hiện sửa lại theo ý mình. Muốn chèn mục lục, bạn đưa chuột đến vị trí cần chèn (đầu hoặc cuối văn bản) rồi vào thẻ References, trong nhóm Table of Contens bạn bấm Table of Contens và chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Nếu các kiểu đã chọn không làm bạn hài lòng thì hãy chọn Insert Table of Contents. Khi có nhiều cấp đề mục quá sẽ dẫn đến mục lục khá dài, bạn có thể giảm bớt bằng cách chỉ định số cấp tại Show levels. Muốn lấy mục lục từ những style nhất định nào đó, bạn bấm Options. 15
16. Bạn xóa giá trị TOC level ở cấp đề mục mà không muốn làm mục lục rồi bấm OK hai lần để chèn mục lục. Khi có sự thay đổi về đề mục,bạn đưa chuột vào vùng chứa mục lục rồi bấm chuột phải>Update Field. 16
17. Nếu chỉ có thay đổi về số trang, bạn chọn Update page numbers only rồi bấm OK, nếu có thay đổi ở đề mục thì bạn chọn Update entire table để làm mới hoàn toàn mục lục. 16. Tính năng trộn thư Bước 1: Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard Bước 2: Chọn Letters và nhấn Next. 17
18. Bước 3: Chọn như hình dưới Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next. 18
19. Bước 5: Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns để xóa, thêm hoặc sửa tên các trường có sẵn theo ý của mình. Bước 6: Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename để sửa tên trường theo ý bạn. 19
20. Bước 7: Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm dòng mới. Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc. Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save. 20
21. Bước 9: Nhấn OK Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục 21
22. Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách. 22
23. Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả Và đây là kết quả: 23
24. Đối Với Word 2003 Bước 1: Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next. 24
25. Bước 3: Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next. Bước 4: Chọn Use an existing list (dùng danh sách có sẵn) và nhấn Next. Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list. 25
26. Bước 5: Chọn đường dẫn đến file Excel cần chèn, nhấp chọn file sau đó nhấn Open. Bước 6: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK. 26
27. Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All. Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK. Bước 8: Tiếp tục nhấn Next Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items 27
28. Bước 10: Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn. Nhấn Close để đóng cửa sổ. Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó nhấn Next để xem kết quả. 28
29. Bước 12: Nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư. Bước 13: Kích vào Edit individual letters để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn. Bước 14: Chọn All 29
30. Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu. 30