Bài giảng Chương 5: Trộn thư trong word

Nội dung text: Bài giảng Chương 5: Trộn thư trong word

1. Chương 5: Trộn thư 5.1. Tìm hiểu về trộn thư 5.2. Tạo Data Document 5.3. Tạo Main Document 5.4. Trộn dữ liệu 5.5. Xem dữ liệu
2. Chương 5: Trộn thư 5.1. Tìm hiểu về trộn thư - Trộn thư dùng để tạo các dạng thư từ, in các địa chỉ trên phong bì, tạo các mẫu tài liệu và tạo các danh mục, - Có 2 tài liệu khi tiến hành trộn thư trong Word: - Main document (Tài liệu chính): Chứa các văn bản cơ sở, các mẫu form chung, - Data Source (Nguồn dữ liệu): File tập tin dạng bảng, Chứa thông tin thay đổi
3. Chương 5: Trộn thư 5.2. Tạo Data Document - Data Source (Nguồn dữ liệu): File tập tin dạng bảng, + Mỗi cột được gọi là một trường (field) + Tên trường là dữ liệu trong hàng đầu tiên + Các hàng còn lại là các bản ghi (record) Ví dụ: File danhsachHSSV.doc chứa thông tin về họ tên, quê quán, năm sinh của các học sinh trong lớp, ta tạo bảng có cấu trúc như sau: Họ tên Quê quán Năm sinh Nguyễn Lan Anh Nam định 1978 Phạm Phi Hùng Hà Tây 1977 Trần Mai Lan Hà Tây 1978
4. Chương 5: Trộn thư 5.3. Tạo Main Document - Mở và tạo file được dùng làm Main Document. Soạn thảo văn bản theo phần chính Ví dụ: File form TheHSSV có dạng như sau:
5. Chương 5: Trộn thư 5.4. Trộn dữ liệu - Mở thanh công cụ Mail Merge: Tool\Letter and Mailling\ Show Mail Merge toolbar - Chèn file CSDL DataSource vào form chính: Nháy biểu tượng OpenDataSource trên thanh Mail Merge\ Chọn file DSHSSV.doc - Chèn các trường dữ liệu vào form chính bằng biểu tượng Insert Merge Field trên thanh Mail Merge\ Chọn trường cần chèn
6. Chương 5: Trộn thư 5.4. Trộn dữ liệu Ví dụ: Sau khi chèn file CSDL và chèn các tên trường dữ liệu tương ứng, form TheHSSV có dạng như sau:
7. Chương 5: Trộn thư 5.5. Xem dữ liệu - Nhấn biểu tượng View Merge để xem kết quả từng bản ghi - Dùng các nút di chuyển bản ghi để xem bản ghi kế tiếp - Nháy nút Merge to New Document để xem tất cả các bản ghi. Mỗi bản ghi ở một trang Minh họa