Một số thủ thuật trong Excel

Nội dung text: Một số thủ thuật trong Excel

1. MỘT SỐ THỦ THUẬT TRONG EXCEL MỘT SỐ THỦ THUẬT TRONG EXCEL 1 1. Lọc bỏ những giá trị trùng lặp 1 2. Chuyển toàn bộ kí tự thành chữ in hoa 1 3. Muốn gộp 2 cột họ đệm và tên thành họ và tên 2 4. In tiêu đề các cột trên từng trang 3 5. Ẩn/hiện các cột 4 6. Chức năng đóng băng 4 7. Tính năng tìm kiếm và thay thế 5 8. Tính năng sao chép dữ liệu 6 9. Tính năng lọc theo màu 7 10. Sao chép, di chuyển một sheet 7 11. Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu 8 12. Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím 8 13. Chuẩn hóa dữ liệu nhập vào 8 1. Lọc bỏ những giá trị trùng lặp Bước 1: Chọn vùng dữ liệu Bước 2: Vào -> . Một hộp thoại hiện ra, bạn chon OK.
2. Kết quả nhận được sẽ là: 2. Chuyển toàn bộ kí tự thành chữ in hoa Bước 1: Bạn chèn 1 cột mới, sử dụng hàm UPPER như bên hình dưới. Sao chép xuống toàn bộ cột D. Bước 2:Chọn toàn bộ họ tên đã in hoa, Ctrl+x ( Cut) rồi chọn ô đầu tiên, chuột phải- >Paste Speacial->Value. Bước 3: Bạn xóa cột họ tên ban đầu đi và dùng cột họ tên đã được in hoa Nếu muốn chỉ in hoa kí tự đầu tiên của mỗi từ bạn sử dụng hàm PROPER rồi làm tương tự nhé.
3. Đặc biệt: Nếu cột họ tên của bạn đang không đánh theo quy tắc nào thì bạn phải kết hợp sử dụng hàm UPPER, PROPER, LOWER nhé. 3. Muốn gộp 2 cột họ đệm và tên thành họ và tên Bạn sử dụng hàm để nối 2 chuỗi :&. Sau đó vẫn phải nhớ chỉ sao chép giá trị (Value) chứ không sao chép công thức nhé. ( giống mục 2) 4. Muốn tách cột họ và tên thành cột họ đệm và tên Bước 1: Copy toàn bộ cột họ và tên sang cột tên Bước 2: Chọn cột tên, mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế (Ctrl+H) Ở mục Find what gõ: *và 1 dấu cách “* “. Ở mục Replace with: để trống ấn Replace All. Bước 3: Tại ô đầu tiên của cột Họ đệm gõ như hình rồi sao chép xuống toàn bộ cột.
4. Bước 4: Chọn toàn bộ dữ liệu cột họ đệm và tên để tiến hành sao chép dữ liệu (paste->Value) nhé. 4. In tiêu đề các cột trên từng trang Trong hộp thoại Page Setup, mục Rows to rêpat at top bạn chọn vào hàng tiêu đề nhé. 5. Ẩn/hiện các cột Nếu số lượng cột quá nhiều bạn sẽ phải sử dụng thanh cuộn để tìm đến các cột trong khi bạn chỉ cần chỉnh sửa trên một vài cột thôi. Khi đó, bạn nên tạm thời ẩn các cột không cần chỉnh sửa đi để đỡ phải dùng thanh cuộn dịch chuyển. Sau khi chỉnh sửa xong bạn sẽ cho các cột hiện trở lại. Bước 1: Chọn các cột muốn ẩn Bước 2: Chuột phải ->Hide Bước 3: Chọn toàn bộ bảng tính, nhấp vào tên một cột bất kì, chuột phải chọn Unhide.
5. 6. Chức năng đóng băng Bảng tính của bạn có rất nhiều dòng cột, khi bạn di chuyển lên trên, xuống dưới, sang trái, sang phải thì các dòng/cột sẽ thay đổi theo. Trong trường hợp bạn muốn cố định một vài dòng/cột (dòng tiêu đề, cột họ tên chẳng hạn) bạn hãy sử dụng tính năng Freeze Panes của thẻ View. - Freeze Panes: Bạn kích hoạt 1 ô và chọn tính năng này thì các dòng ở bên trên, các cột ở bên trái của ô sẽ được cố định (đóng băng). - Freeze Top Row: Dòng đầu tiên của bảng tính sẽ được cố định - Freeze First Column: Cột đầu tiên của bảng tính sẽ được cố định. Để hủy tính năng này bạn vào thẻ View->Freeze Panes->Unfreeze Panel
6. 7. Tính năng tìm kiếm và thay thế Bạn đã đánh hệ tốt nghiệp là Cao đẳng. Bây giờ cần phải chuyển thành CĐ. Bạn sẽ không cần phải sửa thủ công mà hãy sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế trong Excel. Bước1: Chọn cột có từ bạn cần tìm kiếm và thay thế Bước 2: Bật hộp thoại tìm kiếm và thay thế Thẻ Home->Find and Select ->Replace (phím tắt là Ctrl+H) Bước 3: Trong hộp thoại Find and Select Mục Find what: Bạn gõ từ cần tìm Mục Replace with: Bạn gõ từ thay thế Sau đó bạn chọn Replace All Đặc biệt, bạn có thể sử dụng kí tự * để thay thế cho một nhóm kí tự. Ví dụ các bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Công ty Cổ phần hóa chất Thông Minh” trong sổ nhật ký chung trên Excel nhưng các bạn không nhớ được chữ “Minh” mà chỉ nhớ là Công ty Thông gì gì đó, còn cụ thể là Thông cái gì thì không nhớ. Trong trường hợp này chả lẽ bó tay, nhưng may mắn thay, nhờ sự thông minh của Excel và sự khôn khéo của các bạn mà các bạn có thể ứng dụng thủ thuật Excel sau: - Bước 1: Bật chức năng tìm kiếm trong Excel bằng cách click vào trên thanh Ribbon hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F - Bước 2: Nhập cụm từ: Công ty*Thông*
7. 8. Tính năng sao chép dữ liệu Trong Excel, khi bạn sao chép dữ liệu từ 1 ô sang một khối ô, thì dữ liệu trong ô đó sẽ được sao chép tới mọi ô trong khối. Ví dụ: Cột tên trường đều điền là “Trường THCS Độc Lập” thì bạn chỉ cần đánh một ô. Sau đó, sao chép dữ liệu của ô đó đến tất cả các ô trong cột. Để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ một cột trong một bảng tính Excel thì cách nhanh nhất là: Bước 1: Trước hết chọn cột dữ liệu đó. Sau đó di chuyển con chuột cho tới vùng rìa cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng. Bước 2: - Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo. - Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo. 9. Tính năng lọc theo màu Bạn đã sử dụng màu để đanh dấu dữ liệu (có thể là số liệu chưa chính xác, hoặc dữ liệu cần chú ý). Bây giờ, bạn muốn xem lại những dữ liệu đó. Tính năng lọc theo màu sắc sẽ giúp bạn thực hiện việc đó một cách dễ dàng.
8. 10. Sao chép, di chuyển một sheet Bạn có 1 sheet dữ liệu đã định dạng hoàn chỉnh. Nếu bạn sử dụng tính năng Copy, Paste thì không thể copy được toàn bộ dữ liệu, cũng như định dạng mà bạn mong muốn. Để có thể di chuyển, sao chép nguyên vẹn (tất cả dữ liệu và định dạng) bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Chuột phải vào tên sheet bạn cần di chuyển hoặc sao chép ->Move or Copy Bước 2: Trong hộp thoại Move or Copy - Mục To book: Bạn chọn tên tệp excel mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép đến. - Mục Before sheet: Bạn chọn vị trí của sheets trong tệp mới - Mục Create a copy: Nếu lựa chọn thì bạn sẽ thực hiện tính năng sao chép, còn không bạn sẽ thực hiện tính năng di chuyển sheet. Cuối cùng bạn ấn: OK 11. Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu Bước 1: Đầu tiên quét tất cả vùng dữ liệu bao chứa những khoảng trống muốn xóa đi đó, sau đó các bạn bật chức năng lọc Filter trong Excel, ấn vào mũi tên xổ xuống ở một cột bất kỳ. Khi đó, một trình đơn sẽ xuất hiện, các bạn bạn bỏ chọn Select All và chọn phần Blank ở dưới cùng. Khi đó tất cả các ô trống/dòng trống sẽ ngay lập tức được hiển thị ra.
9. Bước 2: Các bạn bôi đen tất cả những dòng trống xuất hiện sau đó nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau đó bỏ lọc là xong. 12. Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bất kỳ các bạn phải chọn dòng hay cột đó đã. - Chọn dòng: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Shift và phím cách - Chọn cột: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím cách Bước 2: Để thêm hay bớt dòng: - Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + + - Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + - Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt này nhưng nếu các bạn chỉ chọn một dòng sau đó nhấn ctrl shift + liên tục thì thực sự rất là mệt. Tốt nhất để thêm một lượng x dòng hoặc x cột, các bạn hãy chọn đúng bằng số x đó sau đó hãy thêm. Các bạn có thể chọn x dòng các bạn muốn bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên xuống trái phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột. Ví dụ các bạn chọn 10 dòng thì sau khi nhấn ctrl shift + sẽ chèn thêm 10 dòng, chọn 100 cột sẽ được thêm 100 cột, cứ nhân đôi như thế . 13. Chuẩn hóa dữ liệu nhập vào Sử dụng tính năng -> . Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần chuẩn hóa dữ liệu nhập vào VD: Cột điểm, bạn muốn nhập là những số tự nhiên nằm trong đoạn từ 1 đến 10; bạn muốn người dùng chọn bậc tốt nghiệp trong danh sách (TH, THCS, THPT) Bước 2: Vào -> -> . Một hộp thoại hiện ra:
10. * Nếu bạn muốn giá trị nhập vào là số trong một đoạn xác định. - Ở tab : + Mục Allow: Chọn + Mục Data: Chọn + Mục : Chọn giá trị nhỏ nhất + Mục : Chọn giá trị lớn nhất * Nếu bạn muốn người dùng phải chọn dữ liệu sẵn có trong danh sách: - Ở Tab : + Mục Allow: Chọn +Mục Source: Bạn có thể nhập các giá trị ngăn cách nhau bởi dấu “,” hoặc chọn từ một miền dữ liệu đã có. Khi đó, kết quả nhận được như sau:
11. Để nhắc nhở người dùng nhập dữ liệu, cũng như đưa ra các thông báo cần thiết khi nhập sai: - Ở tab : Bạn đánh vào dòng hướng dẫn nhập liệu ở mục , tiêu đề ở mục Kết quả hiện ra như sau: - Ở tab : Bạn đánh vào cảnh báo việc nhập sai, cần phải nhập lại
12. Kết quả nhận được: